L’automatisation des entreprises consiste à confier un maximum de tâches répétitives et de peu de valeurs ajoutées à des systèmes informatiques plutôt qu’à des ressources humaines. L’objectif est d’améliorer la productivité, réduire les coûts, réduire les formalités et permettre aux équipes de dégager du temps pour se focaliser sur des tâches à valeur ajoutée telle que la relation client ou le suivi des situations complexes.
C’est un sous-ensemble d’une discipline plus large, la gestion des processus d’affaires qui implique la gestion de processus organisationnels complexes par la combinaison de diverses méthodes.
Par ailleurs, l’automatisation aide les entreprises pour simplifier la progression des tâches complexes mais également réduire leurs coûts, fluidifier le transfert d’informations, mettre de l’ordre dans les différents processus, surveiller la progression en temps réel et d’allouer les ressources avec pertinence. Les avantages à long terme de l’utilisation des outils d’automatisation sont une amélioration de l’efficacité, de la stabilité et de la productivité. Les petites et moyennes entreprises ont, dans un premier temps, été majoritairement écartées des prémices de l’intelligence artificielle ou encore de l’automatisation car ayant un trop faible pouvoir d’achat pour ces systèmes très onéreux. Cependant, la situation a largement évolué et aujourd’hui la majorité des systèmes d’automatisation sont à la portée des plus petites structures. L’automatisation est un élément à part entière qui permet aux tâches répétitives de s’effectuer d’elles-mêmes sans effort supplémentaire.
L’automatisation des processus présente de nombreux avantages, mais nous avons regroupés ici les cinq raisons primordiales d’adopter un système d’automatisation lors qu’on est une PME :
1. Uniformiser les systèmes de communication
La communication interne en entreprise est l’un des facteurs clefs de la réussite et de la coordination des tâches. En effet, les emails, les post-it et les conversations autour de la machine à café sont de bons moyens de communiquer sur les tâches à effectuer, mais ils sont catastrophiques pour la collaboration organisée. Un flux de travail automatisé permettra à vos équipes de se regrouper autour d’éléments individuels dans un système de production et d’effectuer les tâches de manière simple et organisée. Les logiciels d’automatisation offrent des tableaux de bord visuel et intuitif qui permettent d’accéder à toutes vos demandes en un coup d’œil tout en facilitant le pilotage. De plus, les systèmes d’automatisation facilitent les problématiques liées au turnover des collaborateurs et la collaboration sur un projet complexe en permettant un accès à l’historique ainsi qu’à des bases de données bien ordonnés.
2. Renforcer la responsabilité par la transparence de l’information interne
Lorsque vous automatisez votre workflow, vous désignez un leader à chaque étape du processus. Chaque étape est, en effet, liée à un « individu » chargé d’effectuer une ou des actions. La mise en place de ce niveau de transparence de l’information dans votre organisation renforce la responsabilisation de toutes les parties prenantes. Par conséquent, l’usage de l’automatisation dans votre entreprise vous permettra d’identifier les tâches les plus fastidieuses, d’analyser à quel moment une tâche a tendance à être immobilisée (effet de gel), et à terme d’en comprendre les causes pour l’optimiser. L’outil d’automatisation peut donc devenir un outil de prédictions intelligent. Votre outil de gestion vous permettra de prendre des décisions éclairées par les données pour résoudre les blocages, de mettre en œuvre de meilleurs processus et d’équilibrer les charges de travail en conséquence.
3. Minimiser les coûts, les erreurs et les oublis
En substituant la vulnérabilité humaine à la précision d’une machine, vous évitez les coûts élevés associés aux erreurs et aux manques d’efficacité. Les retards de paiement, la lenteur des approbations des ventes et les paiements pour les biens non reçus sont toutes des erreurs très coûteuses. L’automatisation permet également d’économiser de nombreux coûts de main-d’œuvre au niveau du back-pffice. Un système automatisé permet donc à vos employés de ne plus effectué de relance client manuellement mais de se concentrer sur les litiges liés à des retards de paiement par exemple.
4. Gardez une vue d’ensemble sur vos processus opérationnels
Un outil d’automatisation vous permet non seulement de voir l’état d’un « objet » individuel, mais il vous donne également une vue d’ensemble de votre système. Imaginez ce que vous pourriez faire avec plusieurs mois de données provenant d’un système automatisé. Grâce à un outil de workflow automatisé, vous pouvez suivre le nombre de demandes reçues, le nombre de demandes approuvées, le nombre de demandes rejetées, le temps consacré à chaque tâche, les tâches les plus longues, etc… vous permettant ainsi d’optimiser chaque processus pour qu’il devienne le plus productif possible.
5. Simplifier la validation des actions menées.
Les systèmes d’automatisation permettent un accompagnement personnalisé de chacun de vos employés mais également la mise en place d’un processus clair et simplifié des actions à effectuer. Votre outil vous permettra un établissement explicite des rôles de chacun et une gestion optimale de la hiérarchie. Par conséquent, ces systèmes permettent d’automatiser les processus de validation et donc à terme d’accélérer la prise de décision. L’une des forces de l’automatisation sera également de clarifier la communication entre toutes les parties prenantes et donc d’optimiser le temps dédié à chaque processus.
Le monde dans lequel nous évoluons aujourd’hui est déjà un monde automatisé. Nous percevons actuellement les gains astronomiques d’une implémentation judicieuse de ces solutions. Les systèmes d’automatisation mis à la disposition des petites et moyennes entreprises représentent donc un retour sur investissement à caractère exponentiel. En effet, ils engendrent des gains important notamment d’un point de vue organisationnel et financier. En revanche, certaines capacités telles que la créativité et l’intelligence émotionnelle sont essentielles au bon développement de votre organisation et très difficile à automatiser. Le temps que les travailleurs consacrent à des activités à forte valeur ajoutée ne représente que 40% de leurs tâches quotidiennes et seulement 4% des activités de l’économie américaine nécessitent de la créativité à un haut niveau de performance et donc des facultés humaines. Alors à quoi bon s’épuiser sur des tâches longues et fastidieuses lorsque vous pourriez les automatiser ?
Source: dunforce